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Day: août 13, 2024

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Création d’un portail de gestion interne

Contexte et objectifs

L’organisation, spécialisée dans les services de consultation financière, utilisait une combinaison de formulaires papier, de fichiers Excel, et d’une vieille base de données Access pour suivre les services rendus et effectuer la reddition de comptes requise.

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Efficience recherchée

L’objectif était de moderniser ces processusafin de réduire la charge de travail manuel et de minimiser les risques liés à la gestion de données sensibles.

L’objectif était de moderniser ces processusafin de réduire la charge de travail manuel et de minimiser les risques liés à la gestion de données sensibles.

Problématique

La gestion très manuelle des activités alourdissait considérablement les opérations et était sujette à de nombreuses erreurs. Les informations recueillies sur les formulaires papier devaient être retranscrites dans plusieurs autres fichiers, augmentant ainsi le risque d’incohérences.

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De plus, la nature sensible des renseignements personnels traités posait des risques significatifs en matière de cybersécurité.

Approche et méthodologie

En collaboration avec une firme externe experte en mise à niveau informatique sur Microsoft 365,nous avons entrepris le développement d’un portail de gestion interne. Ce portail a été conçu pour centraliser et sécuriser les opérations de l’organisation, tout en offrant une flexibilité accrue et une capacité d’évolution supérieure à celle de l’ancienne solution basée sur Access.

Solutions et résultats

Le nouveau portail, développé sur Power Apps, a permis de simplifier la gestion des opérations quotidiennes tout en assurant une meilleure sécurité des données.

Une meilleure cybersécurité

 

Grâce à cette nouvelle plateforme, l’organisation a pu éliminer les formulaires papier et réduire les risques d’erreurs, tout en gagnant en efficacité et en sécurité.

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Enjeux et leçons apprises

Le principal défi a été de migrer l’ensemble des données critiques vers le nouveau système sans interrompre les opérations en cours. Une attention particulière a été portée à la sécurisation des données sensibles et à la formation des utilisateurs pour garantir une adoption rapide et efficace de la nouvelle plateforme.

Outils et technologies utilisés

  • Outils : Microsoft 365, Power Apps, Power Pages, Forms
  • Fonctionnalités : Gestion centralisée des données, sécurité accrue, flexibilité opérationnelle, réduction des erreurs manuelles.

 

Conclusion et impact à long terme

Le nouveau portail de gestion interne a transformé la manière dont l’organisation gère ses opérations et protège les données sensibles.

Améliorez votre efficacité

À long terme, cette solution offre une base solide pour intégrer de nouvelles fonctionnalités et soutenir la croissance future de l’organisation.

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Diagnostique numérique dans l’industrie du divertissement

Contexte et objectifs

Une entreprise vendant des produits et services grand public dans l’industrie du divertissement rencontrait plusieurs problèmes opérationnels en raison de la prolifération d’outils logiciels implantés au fil des années, souvent en réponse à des besoins immédiats.

L’objectif était de rationaliser ces outils pour améliorer l’efficacité des opérations tout en réduisant les coûts.

Approche et méthodologie

En suivant notre structure en trois phases, nous avons mené un diagnostic numérique pour identifier les gains rapides en termes d’amélioration des opérations informatiques.

Ce diagnostic a porté sur la normalisation, l’intégration, et la réduction du nombre d’outils utilisés par l’entreprise. Nous avons analysé l’infrastructure actuelle pour proposer des solutions qui optimisent l’utilisation des technologies tout en simplifiant la gestion quotidienne.

Enjeux et leçons apprises

La multiplicité des systèmes utilisés rendait les activités quotidiennes excessivement complexes. L’absence de processus internes pour analyser et sélectionner les outils informatiques nécessaires avait conduit à l’accumulation d’une multitude d’outils.

Avec plus d’une dizaine de logiciels pour divers besoins, chaque outil ajoutait une couche de complexité supplémentaire, rendant la gestion des interfaces et la cohésion des données difficiles.

Ce qui aurait dû représenter des gains d’efficacité s’est transformé en un cauchemar de gestion, avec une augmentation des coûts liés aux licences.

Solutions et résultats

Grâce à notre diagnostic numérique, nous avons accompagné l’entreprise dans la réflexion sur la normalisation de ses outils informatiques.

Nous avons fait des recommandations pour l’adoption d’outils plus intégrés, ce qui a permis de réduire la charge de travail, de diminuer le risque d’erreurs, et de baisser les coûts opérationnels.

Cette rationalisation a permis à l’entreprise de regagner en efficacité tout en simplifiant la gestion de ses systèmes informatiques.

Conclusion et impact à long terme

Le diagnostic numérique a permis à l’entreprise de l’industrie du divertissement de mieux comprendre les faiblesses de son infrastructure informatique actuelle et de prendre des décisions éclairées pour la normalisation et l’intégration de ses outils.

À long terme, ces actions devraient améliorer significativement l’efficacité des opérations, réduire les coûts et minimiser les risques liés à la gestion d’une multitude de systèmes.

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Diagnostic numérique pour une industrie manufacturière

Contexte et objectifs

L’entreprise, spécialisée dans la fabrication d’équipements pour l’industrie de l’aéronautique, est en activité depuis plus de 20 ans. Elle s’est établie comme un fournisseur de choix pour des géants de l’industrie tels que Rolls Royce et Bombardier.

L’objectif était de permettre à l’entreprise de surmonter ses défis opérationnels pour soutenir sa croissance et accueillir de nouveaux clients.

Problématique

Malgré son succès, l’entreprise se heurtait à des difficultés pour augmenter son chiffre d’affaires, en grande partie à cause de l’inefficacité de ses capacités opérationnelles.

La gestion des opérations reposait largement sur des méthodes manuelles utilisant du papier et des fichiers Excel, rendant les processus lents et lourds.

De plus, l’absence d’intégration e-commerce entre le site Web de l’entreprise et ses systèmes internes limitait fortement sa capacité à capitaliser sur les opportunités de vente en ligne.

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Approche et méthodologie

Nous avons mené une analyse 360 de l’entreprise, identifiant les opportunités de gains rapides grâce aux technologies pour aider l’entreprise à atteindre ses objectifs de croissance.

Cette analyse comprenait une évaluation approfondie des logiciels manufacturiers spécialisés, intégrant des solutions e-commerce avec WordPress, ainsi que l’utilisation d’AutoCAD pour permettre une intégration verticale complète des opérations. L’intégration avec ServiCentre ERP a également été étudiée pour centraliser et optimiser la gestion des opérations.

Solutions et résultats

Grâce à notre diagnostic numérique, nous avons pu recommander des solutions technologiques qui permettraient à l’entreprise d’améliorer son efficacité opérationnelle.

L’intégration de logiciels manufacturiers spécialisés, couplée à une plateforme e-commerce avec WordPress, à des outils AutoCAD, et à ServiCentre ERP, pourra permettre à l’entreprise de rationaliser ses processus, de réduire les délais et de se préparer à accueillir un volume plus élevé de ventes et de nouveaux clients.

Outils et technologies utilisés

  • Outils : logiciels manufacturiers spécialisés, WordPress pour l’intégration e-commerce, AutoCAD, ServiCentre ERP.

 

Conclusion et impact à long terme

Le diagnostic numérique a permis à l’entreprise de mieux comprendre les inefficacités de ses opérations actuelles et d’adopter des technologies qui soutiendront sa croissance future.

À long terme, ces améliorations permettront à l’entreprise de mieux répondre aux besoins de ses clients existants et de se positionner pour attirer de nouveaux clients, tout en augmentant son chiffre d’affaires.

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Diagnostic numérique pour un entrepreneur électricien

Ce qui avait commencé comme une entreprise individuelle s’est rapidement transformé en une équipe complète, avec une charge de gestion beaucoup plus intense.

Cet entrepreneur électricien, désormais à la tête de deux équipes de travail, avait l’habitude de gérer toutes les activités de son entreprise à l’aide d’un cartable et de feuilles de papier. L’objectif était de moderniser la gestion de l’entreprise pour permettre une croissance continue tout en réduisant les risques d’erreurs.

Problématique

La croissance de l’entreprise rendait impossible la gestion manuelle des opérations. La planification des journées de travail des ouvriers, les visites de chantier, les estimations, la facturation, et la gestion de la relation client devenaient de plus en plus complexes et étaient sujettes à des erreurs et des oublis.

Cette situation créait des inefficacités qui mettaient en péril la qualité du service et la rentabilité de l’entreprise.

Approche et méthodologie

Nous avons réalisé une analyse 360 avec l’équipe de gestion pour identifier les principaux enjeux et les objectifs de l’entreprise. Sur cette base, nous avons défini les gains rapides possibles grâce à l’utilisation de technologies adaptées.

Notre approche a inclus l’analyse et la recommandation d’outils dédiés à la comptabilité, à la facturation, à la planification des travaux, et à la gestion de la paie selon les normes de la CCQ (Commission de la construction du Québec).

Solutions et résultats

Suite à notre diagnostic numérique, nous avons analysé des solutions et émit des recommandations de sélection et d’intégration.

Améliorez votre efficacité

Ces outils vont permettre à l’entrepreneur de rationaliser ses processus, de réduire les erreurs, et d’améliorer l’efficacité globale de son entreprise, facilitant ainsi une gestion plus efficace et une meilleure réponse aux besoins croissants de l’entreprise.

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Outils et technologies utilisés

  • Outils : FieldPulse pour la gestion des opérations, Odoo pour la gestion intégrée, ProgressionLive pour la planification des travaux et la gestion de la paie CCQ.

Conclusion et impact à long terme

Le diagnostic numérique a permis à l’entrepreneur électricien de transformer la gestion de son entreprise, rendant les opérations plus fluides et mieux structurées. À long terme, cette modernisation soutiendra la croissance de l’entreprise en permettant une gestion plus efficace des équipes, des projets, et des clients.

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Diagnostic numérique pour un concessionnaire automobile

Contexte et objectifs

L’entreprise est un concessionnaire automobile spécialisé dans les véhicules usagés. Le propriétaire, fort de plusieurs années d’expérience dans l’industrie, a développé un excellent réseau de partenaires et de clients, ce qui a permis à son entreprise de croître de manière significative.

L’objectif était de moderniser les processus internes pour améliorer l’efficacité opérationnelle et la satisfaction client.

Problématique

Le propriétaire, opérant principalement seul, faisait face à une charge de travail de plus en plus lourde, entraînant des problèmes d’inefficacité et de service à la clientèle.

Toutes les opérations étaient gérées manuellement dans un fichier Excel, ce qui ralentissait les processus et augmentait le risque d’erreurs. Bien qu’un outil de gestion ait été en place, il était grandement sous-utilisé, ce qui limitait son impact positif sur les opérations de l’entreprise.

Approche et méthodologie

Nous avons réalisé une analyse 360 de l’entreprise pour identifier ses enjeux internes et externes. Cette analyse nous a permis de définir des gains rapides en matière d’optimisation grâce à la technologie.

Nous avons procédé à l’évaluation de plusieurs solutions technologiques, notamment vAuto, Boom CRM, GVO, et ERA-Ignite, pour permettre à l’entreprise de réduire sa charge de gestion, d’automatiser certaines tâches, et d’offrir une meilleure expérience client.

Solutions et résultats

Grâce à notre diagnostic numérique, nous avons recommandé l’utilisation des solutions vAuto, Boom CRM, GVO, et ERA-Ignite. Ces outils vont permettre d’automatiser et de centraliser la gestion des opérations, réduisant ainsi la charge de travail du propriétaire et améliorant l’efficacité globale de l’entreprise. L’intégration de ces solutions va également permettre d’améliorer l’expérience client en offrant des services plus rapides et mieux organisés.

Outils et technologies utilisés

vAuto pour la gestion des stocks et des prix, Boom CRM pour la gestion de la relation client, GVO pour la gestion des opérations et des véhicules, ERA-Ignite pour l’intégration des processus de vente et de gestion.

Conclusion et impact à long terme

Le diagnostic numérique a permis au concessionnaire de moderniser ses opérations, rendant la gestion quotidienne plus fluide et plus efficace.
À long terme, ces améliorations permettront à l’entreprise de mieux servir ses clients tout en facilitant la croissance de son activité.

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Diagnostic numérique pour une firme de service-conseil en stratégie

Contexte et objectifs

L’entreprise, bien que relativement récente, avait déjà rencontré un grand succès avec son offre de services-conseils en accompagnement stratégique pour de grands clients institutionnels. La nature hautement spécialisée de ses analyses en faisait un partenaire privilégié pour évaluer l’impact de projets majeurs pour ses clients.

L’objectif était de moderniser les opérations pour soutenir la croissance de l’entreprise et améliorer la gestion des mandats.

Problématique

L’entreprise avait connu une croissance organique rapide, mais n’avait implanté aucun système technologique dans ses opérations. Tout était géré par courriel et dans un fichier Excel par le PDG. Avec l’arrivée de nouveaux employés et l’augmentation du chiffre d’affaires, cette méthode de gestion est devenue insoutenable.

La gestion de l’entreprise était devenue lourde et inefficace, et l’absence de système empêchait d’évaluer la performance des différents mandats ainsi que les efforts qui y étaient consacrés.

Approche et méthodologie

Nous avons réalisé une analyse 360 de l’entreprise afin de réaliser un diagnostic numérique complet. Cette analyse nous a permis d’identifier des gains rapides en termes d’optimisation des opérations grâce à la technologie. Nous avons examiné plusieurs solutions technologiques pour intégrer la comptabilité, les feuilles de temps, la paie, les rapports, et la facturation, afin de faciliter la gestion et d’améliorer l’efficacité globale de l’entreprise.

Solutions et résultats

Suite à notre diagnostic numérique, nous avons analysés des solutions telles que Odoo, Zoho, et QuickBooks Paie. Ces outils permettraient à l’entreprise d’automatiser et de centraliser la gestion des opérations, rendant ainsi les processus plus fluides et plus efficaces. Cela permettrait également de simplifier la gestion des mandats, d’améliorer le suivi de la performance et de soutenir la croissance future de l’entreprise.

Outils et technologies utilisés

  • Outils : Odoo, Zoho One, QuickBooks Paie, Everhour

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Conclusion et impact à long terme

Le diagnostic numérique a permis à l’entreprise de moderniser ses opérations, offrant ainsi une gestion plus structurée et efficace. À long terme, l’adoption de ces solutions technologiques soutiendra la croissance de l’entreprise en facilitant la gestion des mandats et en améliorant la transparence des performances.

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Optimisation du site web d’entreprise

Contexte et objectifs

Un client offrant des services aux personnes en précarité financière utilisait le même site Web depuis plusieurs années. Le site n’avait pas été entretenu depuis un certain temps et ne proposait pas les fonctionnalités modernes attendues pour ce type d’organisation.

L’objectif était de moderniser le site sans pour autant procéder à une refonte complète, tout en améliorant l’efficacité des opérations en ligne.

Problématique

Les informations sur le site Web étaient obsolètes, de nombreuses images étaient brisées ou non représentatives de la mission de l’entreprise, et il n’y avait aucune intégration entre les formulaires en ligne et les événements. Cela entraînait une quantité importante de tâches manuelles et de paperasse au sein de l’entreprise, rendant les opérations inefficaces.

Approche et méthodologie

Nous avons entrepris une mise à jour globale du site pour aligner l’image projetée avec la mission de l’entreprise, assurant ainsi une cohérence visuelle et fonctionnelle.

Mise en place de formulaires numériques et d’un calendrier intégré pour inscriptions en ligne

 

En collaboration avec l’équipe du client, nous avons configuré des formulaires numériques connectés à leur système de gestion interne, ainsi qu’un calendrier d’événements intégré permettant aux participants de s’inscrire directement en ligne.

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Solutions et résultats

Grâce à cette intervention, la charge de travail des employés a été réduite, les risques d’erreurs ont été minimisés, et l’expérience utilisateur du site Web a été nettement améliorée. Le site est désormais mieux aligné avec la mission de l’entreprise et offre des fonctionnalités modernes et efficaces.

Enjeux et leçons apprises

L’un des défis principaux était d’actualiser le site sans interrompre les opérations existantes, tout en veillant à ce que les nouvelles intégrations fonctionnent parfaitement dès leur mise en place. Une attention particulière a été portée à la vérification des fonctionnalités et à la formation du personnel pour assurer une transition en douceur.

Outils et technologies utilisés

  • Outils : WordPress, Elementor, Microsoft 365, Power Apps
  • Fonctionnalités : Mise à jour de contenu, formulaires en ligne, gestion d’événements, intégration avec le système de gestion interne.

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Conclusion et impact à long terme

La mise à jour du site Web a permis au client d’améliorer l’efficacité de ses opérations en ligne tout en offrant une meilleure expérience utilisateur.

À long terme, ces améliorations permettront à l’organisation de continuer à servir ses clients de manière plus efficace et d’intégrer d’autres fonctionnalités au fur et à mesure de leur croissance.

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