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Automatisez votre travail

Comment pouvez-vous améliorer votre productivité de 20 minutes de travail chaque jour? (c’est plus d’une centaine d’heures par année ça!)

L’automatisation des tâches chronophages est cruciale pour libérer du temps dans le quotidien professionnel. Il existe des outils spécialisés comme Zapier, Make, Wrk, Automate.io et autres logiciels d’AI, mais il y en a aussi qui sont souvent nativement offerts dans les outils que vous utilisez tous les jours!

Un point clé à retenir est d’éviter de vous placer comme goulot d’étranglement dans les communications, particulièrement celles qui n’ont pas besoin de tant de personnalisation. Par exemple :

  1. Automatisation des courriels : Configurez des emails automatiques, y compris des messages de bienvenue et des accusés de réception, optimisant ainsi la communication.
  2. Notifications sur l’avancement des projets : Utilisez l’automatisation pour connecter les outils de gestion de projet aux messageries, permettant un suivi en temps réel.
  3. Rappels sur un calendrier : Programmez des notifications automatiques pour les événements à venir, améliorant la gestion du temps.
  4. Notifications d’actions partenaires : Recevez des notifications automatiques lorsqu’un partenaire réalise une action spécifique, renforçant la collaboration.
  5. Relance des impayés : Automatisez les relances en cas d’impayés, réduisant ainsi les risques financiers.

Vous pourrez ainsi sauver de précieuses minutes et mettre le focus des tâches à plus grandes valeurs ajoutées.

Quel outil d’automatisation avez-vous découvert qui a changé votre quotidien?

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L’AI pin : le futur des gadgets à commande vocale?

Humane, une entreprise technologique, a récemment dévoilé son premier dispositif, l’AI Pin, conçu pour interagir avec des modèles linguistiques de grande envergure, alimenté par OpenAI. Ce gadget, à peine plus gros qu’une carte de crédit un peu dodue, se vend pour la petite somme de 699$, se compose d’un dispositif carré et d’une batterie magnétiquement attachée aux vêtements ou autres surfaces. En plus du coût initial, un abonnement mensuel de 24 dollars est requis pour la couverture réseau via T-Mobile.

Pas un budget pour tout le monde!

L’AI Pin, pesant environ 54 grammes avec la batterie, est alimenté par un processeur Snapdragon aux spécifications encore inconnues. Son contrôle s’effectue par la voix, la caméra, des gestes, et un petit projecteur intégré. La caméra de 13 mégapixels permet la capture de photos et de vidéos après une mise à jour logicielle.

Contrairement à certains dispositifs d’enregistrement continu, l’AI Pin n’est pas toujours en mode d’écoute. Son activation nécessite une action manuelle sur le pavé tactile, et un indicateur lumineux de confiance informe les utilisateurs qu’il collecte des données.

Le rôle principal de l’AI Pin est de se connecter à des modèles d’IA via un logiciel appelé AI Mic. Humane mentionne la collaboration avec Microsoft et OpenAI, soulignant l’utilisation de ChatGPT comme l’une des fonctionnalités clés du dispositif. Son système d’exploitation, Cosmos, a pour objectif de diriger automatiquement les requêtes vers les bons outils, éliminant ainsi la nécessité de gérer des applications.

Humane cherche à simplifier l’interface technologique en permettant aux utilisateurs de simplement parler ou toucher l’AI Pin pour effectuer des actions sans avoir à gérer des écrans d’accueil ou des paramètres complexes. Les fonctionnalités dévoilées incluent la messagerie et les appels vocaux, la synthèse de la boîte de réception des emails, la reconnaissance nutritionnelle des aliments à travers la caméra, et la traduction en temps réel. Bien que l’article mentionne l’intention d’ajouter des capacités de navigation et d’achat, le dispositif semble principalement axé sur la recherche alimentée par l’IA.

Humane envisage l’AI Pin comme le début d’un projet plus vaste, prévoyant des améliorations à mesure que les modèles sous-jacents évoluent. L’entreprise semble espérer que son dispositif suivra l’évolution révolutionnaire des smartphones, où l’amélioration matérielle s’accompagne d’une innovation continue dans les fonctionnalités. Bien que des progrès soient nécessaires dans ce domaine, Humane semble prêt à relever le défi.

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Outil de la semaine – Google Doc

Google Docs est une puissante application de création et de collaboration de documents basée sur le cloud, offrant des fonctionnalités révolutionnaires et… gratuites! Elle simplifie la création, l’édition et le stockage de documents en ligne, permettant un accès fluide depuis n’importe quel appareil connecté à Internet. En plus de transformer la gestion de documents, Google Docs révolutionne la collaboration en permettant à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur un document, quel que soit leur emplacement. Cette approche en temps réel élimine le besoin d’e-mails longs et favorise une communication instantanée, offrant une plateforme efficace pour la collaboration productive au sein des équipes.

Vous trouverez ici des informations utiles pour optimiser votre utilisation de l’outil.

Quelques bénéfices de Google Doc

  1. Collaboration en temps réel : Google Docs offre une collaboration fluide sur le même document, permettant à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément, améliorant considérablement la productivité et éliminant les échanges d’e-mails fastidieux.
  2. Accès facile et synchronisation : Les documents stockés dans le cloud de Google Docs sont accessibles depuis n’importe quel appareil avec une connexion Internet, assurant une flexibilité totale. La synchronisation garantit que les modifications faites sur un appareil sont instantanément reflétées sur tous les autres.
  3. Historique et contrôle des révisions : Google Docs conserve un historique complet des versions, permettant de suivre les modifications, de comparer les révisions et de restaurer des versions antérieures si nécessaire. Cette fonctionnalité offre la flexibilité nécessaire pour expérimenter avec le contenu.
  4. Enregistrement automatique et sauvegardes automatiques : Oubliez les sauvegardes manuelles fréquentes, Google Docs enregistre automatiquement le travail pendant la saisie, assurant la préservation du progrès même en cas d’interruptions. L’infrastructure robuste de Google offre des sauvegardes fiables, minimisant le risque de perte de données.
  5. Intégration et compatibilité : Google Docs s’intègre harmonieusement avec d’autres applications Google telles que Google Drive, Gmail et Google Calendar, facilitant l’accès, le partage et la collaboration. De plus, il prend en charge la compatibilité avec Microsoft Word et d’autres formats de fichier populaires, simplifiant l’importation et l’exportation de documents.

Organiser l’information​

​L’organisation efficace des documents est essentielle pour une gestion optimale, et Google Docs propose diverses fonctionnalités à cette fin. La création de dossiers constitue une caractéristique clé, permettant de regrouper des documents connexes pour une recherche et un accès simplifiés. La gestion des autorisations revêt une importance cruciale dans la collaboration sur Google Docs, permettant de contrôler l’accès et les niveaux d’autorisation tels que la visualisation, les commentaires ou la modification. Enfin, un système intelligent d’organisation implique l’adoption de conventions de dénomination cohérentes, l’utilisation stratégique des dossiers et l’exploitation de la fonction de recherche, facilitant ainsi la localisation et la gestion efficaces des documents, synonymes d’économie de temps et d’amélioration globale de l’efficacité.

​Convention de dénomination

L’établissement d’une convention de dénomination claire et cohérente est essentiel pour organiser les documents de manière efficace. En incorporant des mots-clés pertinents dans le titre, tels que noms de projet, dates ou types de documents, vous facilitez l’identification rapide du contenu et de l’objectif des documents.

Les dossiers

Les dossiers sont des outils puissants pour organiser des documents connexes et maintenir une structure de dossier claire. Lors de la création de dossiers dans Google Docs, envisagez de regrouper les documents en fonction de projets, de départements, de clients ou de tout autre critère pertinent pour votre flux de travail. Cette structure hiérarchique vous aide à maintenir une organisation logique et rend la navigation dans vos fichiers plus intuitive. En début d’organisation, vous aurez tendance à ne pas faire de sous-dossier, car le volume ne justifie pas et il est plus simple de trouver l’information. Il est essentiel de revoir régulièrement et de mettre à jour votre structure de dossiers à mesure que votre bibliothèque de documents grandit pour garantir qu’elle reste efficace et pertinente.

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Assurez-vous de nettoyer régulièrement votre bibliothèque Google Docs en supprimant ou archivant les documents inutiles, favorisant ainsi un espace de travail organisé et efficace

Fonction de recherche

Bien que les dossiers soient utiles pour catégoriser les documents, la fonction de recherche dans Google Docs est très efficace pour localiser des fichiers spécifiques. Plutôt que de dépendre uniquement de la navigation manuelle à travers les dossiers, vous pouvez exploiter la barre de recherche en haut de l’interface de Google Docs. Cela vous permet de rechercher des documents en fonction de mots-clés, de noms ou même de phrases spécifiques à l’intérieur des documents. En utilisant la recherche judicieusement, vous pouvez rapidement trouver des documents sans avoir à vous rappeler l’emplacement exact du dossier où ils sont stockés.

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Si vous utilisez Chrome, vous pouvez faire une recherche dans votre Google Drive simplement en utilisant la barre d’adresse du navigateur.

L’utilisation de libellés ou de tags peut améliorer votre système d’organisation des documents. Les libellés sont personnalisables et peuvent être attachés aux documents, fournissant des métadonnées supplémentaires pour faciliter la recherche et le filtrage. Vous pouvez créer des libellés en fonction de l’état du document (par exemple, « En cours » ou « Terminé »), du type de document (par exemple, « Rapports » ou « Présentations ») ou de toute autre catégorisation pertinente alignée sur votre flux de travail. En appliquant les libellés de manière cohérente, vous pouvez regrouper et filtrer efficacement les documents en fonction de critères ou d’attributs spécifiques.

Les fonctionnalités de base

Collaboration et partage de document

Google Docs permet une collaboration transparente, où plusieurs utilisateurs peuvent travailler simultanément sur le même document, facilitant ainsi les projets d’équipe. Le partage se fait facilement en cliquant sur le bouton « Partager » et en entrant les adresses e-mail des collaborateurs, qui peuvent alors visualiser, commenter ou modifier le document en temps réel, favorisant ainsi un travail d’équipe efficace et une communication fluide.

Commentaires et suggestions de modification

Google Docs permet de laisser des commentaires et des suggestions directement dans le document. Les commentaires sont utiles pour discuter de sections spécifiques ou fournir des retours. Vous pouvez surligner une partie du texte, faire un clic droit, et choisir « Commenter » pour ajouter vos réflexions. De plus, vous pouvez suggérer des modifications au document en activant le mode « Suggestion ». Au lieu de modifier directement le document, vos changements apparaîtront comme des suggestions pouvant être acceptées ou rejetées par le propriétaire du document.

Contrôle de version et révision d’historique

La gestion des versions dans Google Docs permet de visualiser toutes les modifications apportées au document, accessible via le menu « Fichier » puis « Historique des versions ». Cette fonctionnalité vous permet de voir les éditeurs, les moments des modifications, et de restaurer des versions antérieures si nécessaire, assurant ainsi un suivi du document et une collaboration en toute confiance.

Intégrer avec les autres outils Google

Google Docs s’intègre parfaitement à d’autres outils Google, tels que Google Drive et Google Sheets, améliorant ainsi votre flux de travail et facilitant une collaboration efficace. Grâce à l’intégration avec Google Drive, vous pouvez stocker et accéder facilement à vos documents dans le cloud, permettant une gestion pratique et sécurisée des documents.

Pour lier Google Docs à Google Drive, cliquez simplement sur le bouton « Enregistrer » dans le coin supérieur gauche. Cela sauvegardera votre document sur Google Drive, vous permettant d’y accéder de n’importe où et de le partager facilement avec d’autres. De plus, vous pouvez insérer des fichiers directement depuis Google Drive dans votre document Google Docs, assurant un flux de travail connecté et simplifié.

L’intégration avec Google Sheets offre encore plus de possibilités. Vous pouvez insérer des feuilles de calcul, des graphiques en direct ou des données depuis Google Sheets dans votre document Google Docs, permettant des mises à jour en temps réel des données. Cette intégration est particulièrement utile lors de la création de rapports, de présentations, ou de tout document nécessitant une visualisation précise et à jour des données.

Trucs pour sauver du temps

En vous familiarisant avec ces outils et techniques, vous pouvez rationaliser votre flux de travail, travailler en déplacement, gagner du temps avec la saisie vocale et les suggestions intelligentes, mener des recherches sans quitter votre document, et collaborer de manière transparente. Intégrez ces astuces et fonctionnalités dans votre routine quotidienne pour révolutionner votre processus de création de documents et travailler de manière plus intelligente et plus efficace que jamais.

Raccourcis clavier

Probablement la fonctionnalité la plus sous-utilisée tous logiciels confondus, Google Docs propose une multitude de raccourcis clavier pratiques qui peuvent accélérer considérablement l’édition de vos documents. En vous familiarisant avec ces raccourcis, vous pouvez rationaliser votre flux de travail et réduire la nécessité de cliquer avec la souris. Des fonctions d’édition de base telles que copier (Ctrl + C) et coller (Ctrl + V) aux raccourcis plus avancés pour insérer des liens (Ctrl + K) ou créer une table des matières (Ctrl + Alt + Shift + T), ces raccourcis sont conçus pour améliorer votre productivité.

Application mobile

Avec l’application mobile Google Docs, vous n’êtes plus limité à votre bureau pour travailler sur vos documents. Que vous soyez en déplacement, en réunion, ou simplement en pause déjeuner, l’application mobile vous permet d’accéder et de modifier vos documents de n’importe où, en utilisant votre smartphone ou tablette. Cette flexibilité garantit que vous pouvez progresser sur vos projets, même lorsque vous êtes loin de votre ordinateur.

Accès hors connexion

Une autre fonctionnalité notable de l’application mobile est la possibilité d’accéder à vos documents hors ligne. En activant le mode hors ligne, vous pouvez continuer à travailler sur vos fichiers même sans connexion Internet. Toutes les modifications apportées seront automatiquement synchronisées dès que vous récupérez une connexion Internet.

Rédaction avec la voix

La fonction de dictée de Google Docs vous permet de dicter votre texte à l’aide du microphone de votre appareil plutôt que de le taper manuellement. Cette fonction peut changer la donne, surtout si vous êtes plus à l’aise en parlant qu’en tapant. Pour activer la dictée vocale, allez simplement dans le menu « Outils » et sélectionnez « Dictée vocale ». Une icône de microphone apparaîtra, et vous pourrez cliquer dessus pour commencer à dicter votre texte. Google Docs transcrira vos paroles en temps réel, vous évitant l’effort de la saisie physique et vous donnant la liberté de penser et d’articuler vos idées de manière plus fluide. Cependant, notez que la dictée vocale peut ne pas toujours être disponible dans toutes les langues ou sur tous les appareils.

Suggestions intelligentes

Google Docs est doté de suggestions intelligentes alimentées par l’apprentissage automatique pour vous aider à améliorer votre écriture et gagner du temps avec des suggestions en temps réel. Ces suggestions comprennent des corrections de grammaire et d’orthographe, ainsi que des phrases ou des mots recommandés. Les suggestions intelligentes mettent automatiquement en évidence les erreurs potentielles dans votre texte pendant que vous tapez, vous permettant de les repérer et de les corriger immédiatement. En acceptant et en utilisant ces suggestions, Google Docs apprend votre style d’écriture et adapte ses suggestions pour devenir encore plus personnalisé avec le temps. Cette fonction peut être un atout précieux, surtout lors de travaux sur des documents plus longs ou des sujets peu familiers, car elle peut réduire la nécessité de relecture manuelle et améliorer la qualité globale de votre contenu.

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Automatisation des tâches, l’application qui pourrait vous sauver la vie

Et si l’automatisation devenait simple et accessible grâce à un outil comme MAKE ?

Make (anciennement Integromat) est une solution puissante et flexible pour automatiser des processus complexes entre plusieurs applications.

Il se distingue par sa large compatibilité avec des plateformes comme Google Sheets, HubSpot, et Stripe, et son interface visuelle intuitive permet de créer des scénarios d’automatisation sans avoir à coder. Selon les utilisateurs, Make a permis d’économiser des centaines d’heures en automatisant des tâches répétitives.

Comparé à d’autres solutions comme Zapier, Make offre une plus grande flexibilité pour gérer des intégrations complexes tout en restant accessible​.

Mais pourquoi parles t-on autant de son succès?

Les changements apporter par l’outils au curs des années

Au-delà de son nouveau design et interface, l’outil MAKE offre plusieurs changements. Déjà au niveau du prix, celui-ci diffère selon le plan que vous décidez de prendre, adapté au nombre d’opérations que votre entreprise décide de faire avec, et offrant en conséquence une évolution des fonctionnalités.

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(Make, Pricing)

Ensuite, on trouve une amélioration au niveau des formulaires des modules, avec une meilleure répartition des sections, qui pourraient être sélectionnées ou non avec des drop-down list pour mieux structurer l’information.

Dans chaque champ du formulaire, on sait exactement le type de données à rentrer, offrant plus de clarté et de compréhension pour les débutants. Et dans la même direction, MAKE a également ajouté une barre de recherche, faisant gagner du temps pour la sélection des modules.

Vous trouverez maintenant un nouveau tableau zapping, qui offre directement des drop-down sur les modules en question, plus facile pour le filtrage !

Ce que vous gagnez avec MAKE

  • Automatisation avancée : Make permet de créer des workflows complexes entre plusieurs applications, en offrant une personnalisation approfondie pour chaque flux. Les utilisateurs peuvent configurer des scénarios sophistiqués reliant des applications comme Google Sheets, HubSpot, Stripe, et bien d’autres, en adaptant chaque connexion aux besoins spécifiques de leur entreprise.
  • Interface intuitive : un des points forts de Make est son interface en drag-and-drop. Même les utilisateurs n’ayant pas d’expérience technique peuvent concevoir des automatisations en quelques clics. Cela facilite la visualisation des flux de travail et permet un contrôle en temps réel sur chaque étape du processus.

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(Digipp, Make new features)

  • Flexibilité et personnalisation : contrairement à certaines plateformes d’automatisation plus limitées, Make permet de connecter des milliers d’applications avec une personnalisation poussée. Chaque action, chaque condition peut être ajustée, ce qui offre une plus grande liberté dans la manière dont les utilisateurs construisent leurs automatisations.

Dans que contexte l’utiliser?

  • Automatisation des tâches répétitives

Les entreprises peuvent utiliser Make pour automatiser des tâches quotidiennes telles que la synchronisation des contacts entre CRM, la gestion des commandes en ligne, ou encore l’envoi automatique de notifications en fonction des événements spécifiques.

  • Gestion des bases de données

Par exemple, une PME peut utiliser Make pour mettre à jour automatiquement les feuilles de calcul, synchroniser des données clients ou comptables entre différentes plateformes (ex. : QuickBooks et Google Sheets), ou encore intégrer des rapports d’analyse en temps réel.

  • Flux de travail complexes

Pour des besoins plus avancés, Make permet de combiner plusieurs étapes et de définir des conditions complexes, comme des actions basées sur des scénarios « si ceci, alors cela », ou encore des traitements conditionnels de données.

Avis des utilisateurs

Selon Capterra, Make est particulièrement apprécié pour son large éventail d’intégrations et sa facilité de gestion des flux de travail complexes. Beaucoup soulignent la rapidité avec laquelle les workflows peuvent être mis en place. Par exemple, un utilisateur a mentionné avoir réussi en deux heures ce qu’il aurait pensé faire en un mois​.

Cependant, certains notent que l’outil peut être difficile à appréhender pour des utilisateurs novices ou que l’intégration avec certains services, comme Google Drive, pourrait être plus fluide.

Si tu as besoin de conseils, n’hésite pas à nous contacter ! MGP Conseils t’offrira un accompagnement sur mesure !

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