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Category: Formation

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Les 4 outils qui facilite le télétravail en 2024

Le télétravail est devenu une norme pour de nombreuses entreprises à travers le monde, et son succès repose en grande partie sur l’efficacité des outils numériques utilisés. En 2024, plusieurs outils se démarquent pour aider les équipes à rester connectées, productives, et organisées. Voici une revue des outils essentiels qui facilitent le télétravail, appuyée par des statistiques et des sources fiables.

1. Outils de collaboration et de communication

Les outils de communication sont indispensables pour maintenir la connexion entre les membres d’une équipe dispersée géographiquement. En tête de liste se trouvent Microsoft Teams et Slack, qui permettent non seulement des discussions en temps réel mais aussi l’intégration avec d’autres applications professionnelles.

  • Microsoft Teams,utilisé par plus de 270 millions d’utilisateurs actifs mensuels en 2023, Teams a renforcé sa position en tant que leader sur le marché des outils de collaboration grâce à ses fonctionnalités de visioconférence, de chat, et de partage de fichiers.
  • Slack,reste une alternative populaire avec plus de 18 millions d’utilisateurs actifs quotidiens, particulièrement apprécié pour ses chaînes de communication thématiques et ses intégrations avec des outils comme Google Drive et Asana.

2. Outils de gestion de projet

La gestion de projet à distance nécessite des outils robustes pour organiser les tâches, suivre les progrès, et collaborer en temps réel. Trello et Asana sont parmi les outils les plus utilisés pour ces tâches.

  • Trello,utilisé par plus de 50 millions d’utilisateurs dans le monde, Trello est apprécié pour son interface intuitive basée sur le système de cartes, facilitant le suivi des tâches dans les projets complexes.
  • Asana, avec 135 000 clients payants en 2023, est un autre outil de gestion de projet puissant, offrant des fonctionnalités de chronologie, de dépendances, et de rapport pour une planification et une exécution de projet efficace.

3. Outils de stockage et de partage de fichiers

Le stockage en ligne sécurisé et le partage facile des documents sont essentiels pour les équipes distantes. Google Driveet Dropbox sont les leaders dans ce domaine.

  • Google Drive, avec plus de 2 milliards d’utilisateurs, Google Drive est le service de stockage cloud le plus utilisé dans le monde, offrant une capacité de stockage généreuse et une intégration transparente avec les outils Google tels que Docs, Sheets, et Slides.
  • Dropbox,compte plus de 700 millions d’utilisateurs enregistrés, est une autre solution de stockage populaire, particulièrement pour son interface utilisateur simple et ses capacités de partage de fichiers.

4. Outils de gestion du temps et de productivité

La gestion du temps est un défi majeur dans le télétravail. Des outils comme Toggl et RescueTime aident les travailleurs à suivre leur temps et à améliorer leur productivité.

  • Toggl,avec plus de 1,6 million d’utilisateurs, permet de suivre facilement le temps passé sur diverses tâches et projets, aidant ainsi à identifier les points de blocage et à optimiser l’efficacité.
  • RescueTime,utilisé par des centaines de milliers de personnes, offre des analyses approfondies sur le temps passé sur différentes applications et sites web, aidant à réduire les distractions et à maximiser la productivité.

Qu’en est-il en 2024?

La réussite du télétravail repose sur l’adoption des bons outils qui répondent aux besoins spécifiques des équipes et des entreprises.

Des outils de communication comme Microsoft Teams et Slack, aux plateformes de gestion de projet comme Trello et Asana, chaque outil joue un rôle crucial pour assurer que le travail à distance soit aussi productif et fluide que possible.

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En choisissant judicieusement parmi ces options, les entreprises peuvent non seulement maintenir mais aussi augmenter leur efficacité en télétravail.

Mais comment choisir les bons outils qui nous correspondent? Avec tous ces choix, il peut arriver d’être submergés. C’est pour cela que MGP Conseils vous accompagne afin que vos activités soient le mieux optimisées.

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L’intelligence collective dans votre organisation

La clé d’une rencontre réussie

Adopter la posture de l’intelligence collective dans vos réunions peut être la clé pour créer un environnement propice à la planification optimale et à l’engagement continu. Ce concept, bien que parfois galvaudé, mérite une exploration approfondie en raison de son potentiel à favoriser des résultats durables.

Voici quelques principes fondamentaux à considérer, chacun apportant sa propre complexité à la dynamique collective.

Une partie d’un tout

Chaque participant reconnaît qu’il détient une partie de la solution ou des idées nécessaires, mais jamais la vérité dans son ensemble. L’idée que le meilleur résultat émerge de l’addition et de la mise en relation des différentes perspectives est fondamentale. Il est crucial de juger les idées plutôt que les personnes, créant ainsi un espace où chacun se sent libre de proposer des idées sans crainte de blâme, où l’erreur est permise et où le rêve n’est pas synonyme de naïveté.

Savoir dire “oui”

La culture du « oui, et » plutôt que du « non, mais » est essentielle, encourageant l’ajout aux idées existantes et la considération des points de vue des autres. Cependant, il est important de reconnaître que toutes les idées ne se valent pas. Des mécanismes transparents pour prioriser et choisir les idées doivent être établis, garantissant ainsi un processus clair, équitable et compréhensible.

Des règles du jeu claires

La transparence est cruciale à chaque étape du processus. Les participants doivent comprendre où ils en sont et la raison d’être de chaque étape. De plus, le timing est essentiel, et une fois que le groupe a pris une décision, revenir sur des sujets déjà clos peut s’avérer contre-productif.

Une facilitation bienveillante

La facilitation joue un rôle central dans ce processus. La personne qui facilite les échanges doit adopter une attitude bienveillante, inspirer confiance et agir dans l’intérêt du groupe plutôt que dans un intérêt personnel. Chaque voix est précieuse, et aucune n’est plus importante que d’autres lorsqu’il s’agit de prendre des décisions.

En conclusion, l’intelligence collective offre une approche holistique qui transcende les compétences individuelles. En embrassant ces principes, vous créerez un environnement où la diversité des idées s’épanouit, favorisant ainsi des résultats exceptionnels et un engagement continu. En suivant ces principes, vous façonnez une dynamique de groupe où chaque voix compte et où la prise de décision devient un processus collaboratif et éclairé.

Comment la posture de facilitation bienveillante peut-elle contribuer à renforcer l’intelligence collective dans un groupe pour votre secteur d’activité?

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La personne la moins importante

En tant qu’entrepreneurs d’une PME, nous sommes souvent appelés à porter mille et un chapeaux pour naviguer dans les eaux troubles du monde des affaires.

Il est donc très important de s’entourer de personnes meilleures que nous dans une tâche spécifique pour permettre à l’entreprise de progresser.

Il y a toutefois un revers à la médaille à embaucher des personnes hautement qualifiées, souvent considérées comme des « régleurs de problèmes ». Ces individus, souvent clés dans de nombreuses entreprises, peuvent créer le problème de « menottes dorées » si l’entreprise devient dépendante d’eux. La clé pour surmonter ce défi réside dans la création de systèmes efficaces, permettant à une équipe qualifiée de produire des résultats extraordinaires, mais surtout prévisibles.

La question pour vous, entrepreneur, est : « comment mon organisation peut livrer systématiquement de la qualité et de la valeur à mes clients? », plutôt que de lier cela à la personne qui s’en occupe ce jour-là. L’objectif est de rendre l’entreprise dépendante des systèmes plutôt que des individus.

Cette réalité devient encore plus présente lorsque l’entreprise passe du stade de startup (où sa valeur ajoutée est beaucoup dans les « unscalable little things » qui la différencie des grosses entreprises, tel qu’amené par Paul Graham), à une entreprise en croissance (où elle doit standardiser ses opérations pour générer des économies d’échelle et de l’efficacité).

Il est donc vital de construire une entreprise sur des systèmes plutôt que sur des personnes « à louer » (des employés qui donnent leur temps en échange d’une rémunération). Les systèmes peuvent être possédés, dupliqués, clonés, accélérés ou ralentis, offrant une prévisibilité que les personnes ne peuvent pas toujours garantir. Cependant les personnes sont cruciales pour donner vie aux systèmes. Ils sont, encore pour le moment, en symbiose d’une certaine façon.

Attention à ne pas tomber dans l’illusion des méthodes. Les listes de contrôle, des manuels d’employé et des courtes vidéos « Loom », ne sont pas des processus ou des systèmes complets. L’absence de détails dans ces méthodes peut laisser place à des suppositions et à des interprétations, conduisant souvent à des incohérences massives et à des inefficacités au sein de l’équipe. On ne peut pas tout couvrir avec ses médiums et l’écart est comblé par les individus.

Au risque de me faire lancer des pierres, les grandes entreprises ne sont pas construites par des personnes extraordinaires, mais par des individus ordinaires accomplissant des choses extraordinaires grâce à des systèmes bien conçus. Les systèmes permettent de compenser les disparités naturelles entre les compétences, les expériences et les besoins d’une entreprise.

Le propriétaire typique d’une entreprise peut préférer des individus hautement qualifiés, pensant que cela rendra son travail plus facile. Cependant cette approche peut être imprévisible, dépendant du temps libre dont disposent ces individus exceptionnels pour compenser les membres moins idéaux de l’équipe. Cela conduit souvent l’entreprise à dépendre de l’énergie, des humeurs et de la mémoire de l’équipe.

Prendre conscience de ce paradigme est une première étape en tant qu’entrepreneur pour développer une entreprise dans laquelle il peut passer d’un « opérateur » à un « propriétaire ». La capacité à systématiser pour assurer une croissance durable de l’entreprise pour lui permettre de travailler sur son entreprise plutôt que dedans.

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Automatisez votre travail

Comment pouvez-vous améliorer votre productivité de 20 minutes de travail chaque jour? (c’est plus d’une centaine d’heures par année ça!)

L’automatisation des tâches chronophages est cruciale pour libérer du temps dans le quotidien professionnel. Il existe des outils spécialisés comme Zapier, Make, Wrk, Automate.io et autres logiciels d’AI, mais il y en a aussi qui sont souvent nativement offerts dans les outils que vous utilisez tous les jours!

Un point clé à retenir est d’éviter de vous placer comme goulot d’étranglement dans les communications, particulièrement celles qui n’ont pas besoin de tant de personnalisation. Par exemple :

  1. Automatisation des courriels : Configurez des emails automatiques, y compris des messages de bienvenue et des accusés de réception, optimisant ainsi la communication.
  2. Notifications sur l’avancement des projets : Utilisez l’automatisation pour connecter les outils de gestion de projet aux messageries, permettant un suivi en temps réel.
  3. Rappels sur un calendrier : Programmez des notifications automatiques pour les événements à venir, améliorant la gestion du temps.
  4. Notifications d’actions partenaires : Recevez des notifications automatiques lorsqu’un partenaire réalise une action spécifique, renforçant la collaboration.
  5. Relance des impayés : Automatisez les relances en cas d’impayés, réduisant ainsi les risques financiers.

Vous pourrez ainsi sauver de précieuses minutes et mettre le focus des tâches à plus grandes valeurs ajoutées.

Quel outil d’automatisation avez-vous découvert qui a changé votre quotidien?

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La ligne de départ en affaires

“J’aimerais me lancer en affaires, mais je n’ai pas d’idée” ou “J’ai une vague idée, mais je ne sais pas par où commencer” sont souvent des paroles qui sortent de la bouche d’entrepreneurs en devenir.

  • Je n’ai pas les fonds pour démarrer mon entreprise…
  • Il y a déjà de la concurrence, les clients ne voudront pas de mon produit…
  • Il y a beaucoup trop de tâches administratives à faire pour démarrer…
  • J’ai déjà un emploi, c’est risqué de tout laisser pour ce projet…
  • Je n’ai pas les moyens d’embaucher quelqu’un pour réaliser mon projet…

Le violon résonne bien, vous voyez le portrait.

Bien qu’il y ait une littérature riche sur le sujet et beaucoup d’organismes de support au démarrage d’entreprise, faire le choix conscient de démarrer une entreprise reste un saut difficile à faire habituellement.

Trop de variables et trop d’incertitudes – on attend tous cette clairvoyance qui nous indiquera la voie à prendre.

Sauf que ce moment eureka n’arrive que très rarement!

La ligne de départ invisible

Se lancer en affaires est souvent comme débuter un marathon dont la ligne de départ n’existe pas. Il n’y a pas de démarcation claire pour indiquer “Vous démarrez ici”.

Celle-ci finit par apparaître, qu’une fois que vous êtes en marche, car vous mettez à profit vos compétences, vous puisez dans votre bagage des connaissances et vous provoquez des événements au fur et à mesure que vous avancez. Si vous restez immobile, vous ne découvrirez rien, constat plutôt évident.

Après un moment à courir ce marathon, vous aurez trébuché quelques fois, mais cela aura été l’enseignement requis pour affiner votre stratégie, votre produit, votre connaissance du marché, etc. Souvent, vous aurez traversé la ligne de départ sans même vous en rendre compte, tellement vous aurez été focus à simplement mettre un pied devant l’autre et survivre un autre jour (et c’est un très bon signe!).

L’inégalité du départ… et de la piste

Un autre fait à considérer est que la ligne de départ n’est pas aussi près pour tout le monde et que la piste n’est pas équitable non plus. Cela peut sembler injuste, mais c’est la réalité du monde des affaires.

L’entrepreneur diplômé qui démarre son projet dans la Silicon Valley avec 300 000$ en “love money” n’opère pas dans le même paradigme qu’un Africain qui crée une invention révolutionnaire à partir de rebut dans son village du Togo.

La bonne nouvelle dans tout ça? L’incertitude inhérente à tout nouveau projet peut jouer en votre faveur.

Je vous suggère un excellent TED de Bill Gross qui permet de contextualiser le tout. Son étude porte sur quelques centaines de startups afin d’identifier quelles variables font le plus de différence sur le succès d’une entreprise. Son constat : le timing.

The single biggest reason why start-ups succeed

The single biggest reason why start-ups succeed

L’absence d’indication explicite de votre ligne d’arrivée est selon moi directement liée au timing; à moins de marqueurs macro-économiques très clairs, c’est en démarrant le plus tôt possible que vous ferez l’acquisition des connaissances requises pour mieux comprendre votre projet et si son timing est le bon. Les quatre autres variables vont tranquillement se définir en cours de route.

Get Out of The Building

Débutez, maintenant. Au final, la seule façon dont vous pourrez trouver une idée, valider le timing de celle-ci, trouver une équipe ou un partenaire pour en supporter la réalisation, affiner votre modèle d’affaires ou bien trouver du financement pour la faire croître, c’est de “sortir de l’immeuble”. Le terme “GOOB” pour Get out of the building, popularisé par Steven Blank dans le mouvement Lean Startup, fait référence au principe que pour bien comprendre les clients, il faut plonger dans leur environnement – ce n’est pas en restant dans son sous-sol à créer le meilleur plan d’affaires possible que vous réaliserez des gains. Il faut s’exposer, prendre des risques, tester et améliorer, il faut… commencer à courir, avec persévérance.

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Formation et coaching en virage numérique

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Développer et offrir un programme de formation et de coaching en virage numérique pour une cohorte de 12 entreprises de différentes industries.