Création d’un portail de gestion interne

Contexte et objectifs

L’organisation, spécialisée dans les services de consultation financière, utilisait une combinaison de formulaires papier, de fichiers Excel, et d’une vieille base de données Access pour suivre les services rendus et effectuer la reddition de comptes requise.

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Efficience recherchée

L’objectif était de moderniser ces processusafin de réduire la charge de travail manuel et de minimiser les risques liés à la gestion de données sensibles.

L’objectif était de moderniser ces processusafin de réduire la charge de travail manuel et de minimiser les risques liés à la gestion de données sensibles.

Problématique

La gestion très manuelle des activités alourdissait considérablement les opérations et était sujette à de nombreuses erreurs. Les informations recueillies sur les formulaires papier devaient être retranscrites dans plusieurs autres fichiers, augmentant ainsi le risque d’incohérences.

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De plus, la nature sensible des renseignements personnels traités posait des risques significatifs en matière de cybersécurité.

Approche et méthodologie

En collaboration avec une firme externe experte en mise à niveau informatique sur Microsoft 365,nous avons entrepris le développement d’un portail de gestion interne. Ce portail a été conçu pour centraliser et sécuriser les opérations de l’organisation, tout en offrant une flexibilité accrue et une capacité d’évolution supérieure à celle de l’ancienne solution basée sur Access.

Solutions et résultats

Le nouveau portail, développé sur Power Apps, a permis de simplifier la gestion des opérations quotidiennes tout en assurant une meilleure sécurité des données.

Une meilleure cybersécurité

 

Grâce à cette nouvelle plateforme, l’organisation a pu éliminer les formulaires papier et réduire les risques d’erreurs, tout en gagnant en efficacité et en sécurité.

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Enjeux et leçons apprises

Le principal défi a été de migrer l’ensemble des données critiques vers le nouveau système sans interrompre les opérations en cours. Une attention particulière a été portée à la sécurisation des données sensibles et à la formation des utilisateurs pour garantir une adoption rapide et efficace de la nouvelle plateforme.

Outils et technologies utilisés

  • Outils : Microsoft 365, Power Apps, Power Pages, Forms
  • Fonctionnalités : Gestion centralisée des données, sécurité accrue, flexibilité opérationnelle, réduction des erreurs manuelles.

 

Conclusion et impact à long terme

Le nouveau portail de gestion interne a transformé la manière dont l’organisation gère ses opérations et protège les données sensibles.

Améliorez votre efficacité

À long terme, cette solution offre une base solide pour intégrer de nouvelles fonctionnalités et soutenir la croissance future de l’organisation.

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3 manières dont les fabricants peuvent bâtir une culture de cyberrésilience

La cybersécurité est un enjeu majeur pour les entreprises manufacturières. À mesure que les cybermenaces augmentent, il devient essentiel pour les fabricants d’intégrer la cyberrésilience dans leur stratégie d’affaires. Voici trois manières de bâtir une culture de cyberrésilience qui protège à la fois l’entreprise et son écosystème.

1. Prioriser la cyberrésilience à tous les niveaux

La cyberrésilience ne doit plus être uniquement du ressort des équipes informatiques, mais doit être une priorité pour l’ensemble de l’organisation. En intégrant la cybersécurité dans les stratégies d’entreprise, les fabricants garantissent que chaque département, du développement à la production, est aligné sur les pratiques sécuritaires.

Cela inclut la mise en place de programmes de formation pour tous les employés afin qu’ils soient conscients des risques et des bonnes pratiques.

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2. Adopter la cyberrésilience dès la conception

Intégrer la cyberrésilience dès le début du cycle de vie des produits permet d’éviter les vulnérabilités futures. Les fabricants doivent évaluer les risques liés à chaque projet technologique et intégrer des mécanismes de sécurité dans leurs processus.

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En procédant ainsi, les entreprises réduisent les coûts associés à la correction des failles après leur découverte et s’assurent une meilleure conformité aux standards de cybersécurité.

3. Créer un écosystème de confiance

Pour réussir votre stratégie de cyberrésilience, il est essentiel de collaborer étroitement avec vos partenaires externes : vos fournisseurs, clients et experts en cybersécurité. Pourquoi ? Parce qu’en travaillant ensemble, vous pouvez mieux identifier et gérer les risques potentiels. Cela ne se fait pas en solo !

En collaborant avec des experts en cybersécurité, vous bénéficiez de conseils sur les meilleures pratiques et sur les nouvelles menaces.

Être accompagné maintenant !

three men laughing while looking in the laptop inside room

Source:

Ministère de l’Économie, de l’Innovation et de l’Énergie du Québec.3 manières dont les fabricants peuvent bâtir une culture de cyberrésilience. Gouvernement du Québec.

fromhttps://www.economie.gouv.qc.ca/objectifs/informer/vecteurs/vecteurs-economie-et-innovation-detail/3-manieres-dont-les-fabricants-peuvent-batir-une-culture-de-cyberresilience

World Economic Forum. (2024).Global Cybersecurity Outlook 2024. Retrieved fromhttps://www.weforum.org/publications/global-cybersecurity-outlook-2024

World Economic Forum. (n.d.).Fourth Industrial Revolution. Retrieved fromhttps://www.weforum.org/focus/fourth-industrial-revolution

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Les 3 stratégies pour moderniser la gestion de projet

La gestion de projet (GP) évolue avec les nouvelles technologies, en particulier au Canada, où de récentes études montrent que des chefs de projet considèrent que l’adoption de technologies numériques améliore leur efficacité.

Pour suivre cette tendance, voici quelques stratégies efficaces.

1) Intégrer des outils collaboratifs

Utiliser des plateformes comme Microsoft Teams ou Slack pour la communication et Trello ou Asana pour la gestion des tâches permet de centraliser les échanges.

Ce que cela vous apportera en productivité :

  • Une meilleure communication,
  • Une réduction des délais de réponse
  • Une allocation plus efficace du temps, ce qui se traduit par une productivité accrue dans les projets modernes.

2) Adopter l’IA pour l’analyse de données

L’intelligence artificielle aide à optimiser les décisions en temps réel en analysant les risques et les tendances.

Ce que ça changerait pour vous :

  • Amélioration de la productivité en allégeant les charges de travail
  • Clarté dans les décisions plus précises et en optimisant les ressources, ce qui rend les projets plus efficaces et moins coûteux.

3) Former en continu les équipes

Former les équipes à des pratiques agiles et aux nouvelles technologies reste essentiel.

Ce que ça apporte pour votre organisation :

  • Une amélioration globale de la performance en renforçant les compétences, en réduisant les erreurs
  • Un apport en l’adaptabilité et l’engagement au sein des équipes.

La gestion de projet évolue, et il est temps d’en profiter ! Intégrer les bonnes technologies et investir dans la formation continue sont deux leviers pour booster votre compétitivité !

Et sachez que MGP Conseils est là pour vous accompagner dans cette transition, avec des solutions modernes, simples et efficaces.

Prêt à moderniser vos projets ? Parlons-en !

En apprendre plus !

Sources :

PMI Québec, L’intelligence artificielle et la gestion de projet : une relation mutuellement bénéfique. https://pmiquebec.qc.ca/lintelligence-artificielle-et-la-gestion-de-projet-une-relation-mutuellement-benefique/, 2022).

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Automatisation des tâches, l’application qui pourrait vous sauver la vie

Et si l’automatisation devenait simple et accessible grâce à un outil comme MAKE ?

Make (anciennement Integromat) est une solution puissante et flexible pour automatiser des processus complexes entre plusieurs applications.

Il se distingue par sa large compatibilité avec des plateformes comme Google Sheets, HubSpot, et Stripe, et son interface visuelle intuitive permet de créer des scénarios d’automatisation sans avoir à coder. Selon les utilisateurs, Make a permis d’économiser des centaines d’heures en automatisant des tâches répétitives.

Comparé à d’autres solutions comme Zapier, Make offre une plus grande flexibilité pour gérer des intégrations complexes tout en restant accessible​.

Mais pourquoi parles t-on autant de son succès?

Les changements apporter par l’outils au curs des années

Au-delà de son nouveau design et interface, l’outil MAKE offre plusieurs changements. Déjà au niveau du prix, celui-ci diffère selon le plan que vous décidez de prendre, adapté au nombre d’opérations que votre entreprise décide de faire avec, et offrant en conséquence une évolution des fonctionnalités.

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(Make, Pricing)

Ensuite, on trouve une amélioration au niveau des formulaires des modules, avec une meilleure répartition des sections, qui pourraient être sélectionnées ou non avec des drop-down list pour mieux structurer l’information.

Dans chaque champ du formulaire, on sait exactement le type de données à rentrer, offrant plus de clarté et de compréhension pour les débutants. Et dans la même direction, MAKE a également ajouté une barre de recherche, faisant gagner du temps pour la sélection des modules.

Vous trouverez maintenant un nouveau tableau zapping, qui offre directement des drop-down sur les modules en question, plus facile pour le filtrage !

Ce que vous gagnez avec MAKE

  • Automatisation avancée : Make permet de créer des workflows complexes entre plusieurs applications, en offrant une personnalisation approfondie pour chaque flux. Les utilisateurs peuvent configurer des scénarios sophistiqués reliant des applications comme Google Sheets, HubSpot, Stripe, et bien d’autres, en adaptant chaque connexion aux besoins spécifiques de leur entreprise.
  • Interface intuitive : un des points forts de Make est son interface en drag-and-drop. Même les utilisateurs n’ayant pas d’expérience technique peuvent concevoir des automatisations en quelques clics. Cela facilite la visualisation des flux de travail et permet un contrôle en temps réel sur chaque étape du processus.

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(Digipp, Make new features)

  • Flexibilité et personnalisation : contrairement à certaines plateformes d’automatisation plus limitées, Make permet de connecter des milliers d’applications avec une personnalisation poussée. Chaque action, chaque condition peut être ajustée, ce qui offre une plus grande liberté dans la manière dont les utilisateurs construisent leurs automatisations.

Dans que contexte l’utiliser?

  • Automatisation des tâches répétitives

Les entreprises peuvent utiliser Make pour automatiser des tâches quotidiennes telles que la synchronisation des contacts entre CRM, la gestion des commandes en ligne, ou encore l’envoi automatique de notifications en fonction des événements spécifiques.

  • Gestion des bases de données

Par exemple, une PME peut utiliser Make pour mettre à jour automatiquement les feuilles de calcul, synchroniser des données clients ou comptables entre différentes plateformes (ex. : QuickBooks et Google Sheets), ou encore intégrer des rapports d’analyse en temps réel.

  • Flux de travail complexes

Pour des besoins plus avancés, Make permet de combiner plusieurs étapes et de définir des conditions complexes, comme des actions basées sur des scénarios « si ceci, alors cela », ou encore des traitements conditionnels de données.

Avis des utilisateurs

Selon Capterra, Make est particulièrement apprécié pour son large éventail d’intégrations et sa facilité de gestion des flux de travail complexes. Beaucoup soulignent la rapidité avec laquelle les workflows peuvent être mis en place. Par exemple, un utilisateur a mentionné avoir réussi en deux heures ce qu’il aurait pensé faire en un mois​.

Cependant, certains notent que l’outil peut être difficile à appréhender pour des utilisateurs novices ou que l’intégration avec certains services, comme Google Drive, pourrait être plus fluide.

Si tu as besoin de conseils, n’hésite pas à nous contacter ! MGP Conseils t’offrira un accompagnement sur mesure !

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