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Diagnostic numérique pour une firme de service-conseil en stratégie

Contexte et objectifs

L’entreprise, bien que relativement récente, avait déjà rencontré un grand succès avec son offre de services-conseils en accompagnement stratégique pour de grands clients institutionnels. La nature hautement spécialisée de ses analyses en faisait un partenaire privilégié pour évaluer l’impact de projets majeurs pour ses clients.

L’objectif était de moderniser les opérations pour soutenir la croissance de l’entreprise et améliorer la gestion des mandats.

Problématique

L’entreprise avait connu une croissance organique rapide, mais n’avait implanté aucun système technologique dans ses opérations. Tout était géré par courriel et dans un fichier Excel par le PDG. Avec l’arrivée de nouveaux employés et l’augmentation du chiffre d’affaires, cette méthode de gestion est devenue insoutenable.

La gestion de l’entreprise était devenue lourde et inefficace, et l’absence de système empêchait d’évaluer la performance des différents mandats ainsi que les efforts qui y étaient consacrés.

Approche et méthodologie

Nous avons réalisé une analyse 360 de l’entreprise afin de réaliser un diagnostic numérique complet. Cette analyse nous a permis d’identifier des gains rapides en termes d’optimisation des opérations grâce à la technologie. Nous avons examiné plusieurs solutions technologiques pour intégrer la comptabilité, les feuilles de temps, la paie, les rapports, et la facturation, afin de faciliter la gestion et d’améliorer l’efficacité globale de l’entreprise.

Solutions et résultats

Suite à notre diagnostic numérique, nous avons analysés des solutions telles que Odoo, Zoho, et QuickBooks Paie. Ces outils permettraient à l’entreprise d’automatiser et de centraliser la gestion des opérations, rendant ainsi les processus plus fluides et plus efficaces. Cela permettrait également de simplifier la gestion des mandats, d’améliorer le suivi de la performance et de soutenir la croissance future de l’entreprise.

Outils et technologies utilisés

  • Outils : Odoo, Zoho One, QuickBooks Paie, Everhour

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Conclusion et impact à long terme

Le diagnostic numérique a permis à l’entreprise de moderniser ses opérations, offrant ainsi une gestion plus structurée et efficace. À long terme, l’adoption de ces solutions technologiques soutiendra la croissance de l’entreprise en facilitant la gestion des mandats et en améliorant la transparence des performances.

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Automatisation des tâches, l’application qui pourrait vous sauver la vie

Et si l’automatisation devenait simple et accessible grâce à un outil comme MAKE ?

Make (anciennement Integromat) est une solution puissante et flexible pour automatiser des processus complexes entre plusieurs applications.

Il se distingue par sa large compatibilité avec des plateformes comme Google Sheets, HubSpot, et Stripe, et son interface visuelle intuitive permet de créer des scénarios d’automatisation sans avoir à coder. Selon les utilisateurs, Make a permis d’économiser des centaines d’heures en automatisant des tâches répétitives.

Comparé à d’autres solutions comme Zapier, Make offre une plus grande flexibilité pour gérer des intégrations complexes tout en restant accessible​.

Mais pourquoi parles t-on autant de son succès?

Les changements apporter par l’outils au curs des années

Au-delà de son nouveau design et interface, l’outil MAKE offre plusieurs changements. Déjà au niveau du prix, celui-ci diffère selon le plan que vous décidez de prendre, adapté au nombre d’opérations que votre entreprise décide de faire avec, et offrant en conséquence une évolution des fonctionnalités.

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(Make, Pricing)

Ensuite, on trouve une amélioration au niveau des formulaires des modules, avec une meilleure répartition des sections, qui pourraient être sélectionnées ou non avec des drop-down list pour mieux structurer l’information.

Dans chaque champ du formulaire, on sait exactement le type de données à rentrer, offrant plus de clarté et de compréhension pour les débutants. Et dans la même direction, MAKE a également ajouté une barre de recherche, faisant gagner du temps pour la sélection des modules.

Vous trouverez maintenant un nouveau tableau zapping, qui offre directement des drop-down sur les modules en question, plus facile pour le filtrage !

Ce que vous gagnez avec MAKE

  • Automatisation avancée : Make permet de créer des workflows complexes entre plusieurs applications, en offrant une personnalisation approfondie pour chaque flux. Les utilisateurs peuvent configurer des scénarios sophistiqués reliant des applications comme Google Sheets, HubSpot, Stripe, et bien d’autres, en adaptant chaque connexion aux besoins spécifiques de leur entreprise.
  • Interface intuitive : un des points forts de Make est son interface en drag-and-drop. Même les utilisateurs n’ayant pas d’expérience technique peuvent concevoir des automatisations en quelques clics. Cela facilite la visualisation des flux de travail et permet un contrôle en temps réel sur chaque étape du processus.

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(Digipp, Make new features)

  • Flexibilité et personnalisation : contrairement à certaines plateformes d’automatisation plus limitées, Make permet de connecter des milliers d’applications avec une personnalisation poussée. Chaque action, chaque condition peut être ajustée, ce qui offre une plus grande liberté dans la manière dont les utilisateurs construisent leurs automatisations.

Dans que contexte l’utiliser?

  • Automatisation des tâches répétitives

Les entreprises peuvent utiliser Make pour automatiser des tâches quotidiennes telles que la synchronisation des contacts entre CRM, la gestion des commandes en ligne, ou encore l’envoi automatique de notifications en fonction des événements spécifiques.

  • Gestion des bases de données

Par exemple, une PME peut utiliser Make pour mettre à jour automatiquement les feuilles de calcul, synchroniser des données clients ou comptables entre différentes plateformes (ex. : QuickBooks et Google Sheets), ou encore intégrer des rapports d’analyse en temps réel.

  • Flux de travail complexes

Pour des besoins plus avancés, Make permet de combiner plusieurs étapes et de définir des conditions complexes, comme des actions basées sur des scénarios “si ceci, alors cela”, ou encore des traitements conditionnels de données.

Avis des utilisateurs

Selon Capterra, Make est particulièrement apprécié pour son large éventail d’intégrations et sa facilité de gestion des flux de travail complexes. Beaucoup soulignent la rapidité avec laquelle les workflows peuvent être mis en place. Par exemple, un utilisateur a mentionné avoir réussi en deux heures ce qu’il aurait pensé faire en un mois​.

Cependant, certains notent que l’outil peut être difficile à appréhender pour des utilisateurs novices ou que l’intégration avec certains services, comme Google Drive, pourrait être plus fluide.

Si tu as besoin de conseils, n’hésite pas à nous contacter ! MGP Conseils t’offrira un accompagnement sur mesure !

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Law 25 Compliance Update

Context and Objectives

The organization, a non-profit providing services to visible minorities, had been operating for several decades and had accumulated an impressive amount of personal information. However, the document management structure had not kept pace with this growth. The objective was to implement procedures and systems to ensure data security and compliance with Law 25, which had an approaching deadline.

The Challenge

This accumulation of personal information without structured management represented a major risk for data security and compliance with Law 25. The organization not only had to protect the data but also comply with imminent legal requirements. The lack of documented procedures and personal information management made the situation even more complex.

Approach and Methodology

We assisted the organization in implementing the procedures, registers, and administrative documents required to ensure compliance with Law 25. Workshops were organized with management and key members to map personal information and the systems used. Based on this, we created all the necessary internal and public documentation and assisted the team in implementing these elements.

Solutions and Results

Through precise mapping of personal data and analysis of existing systems, we were able to design the documentation required for legal compliance and train the team on its use. Cybersecurity training was also provided to the 25 employees, raising their awareness of the risks associated with personal information protection. The non-profit is now better protected and in compliance with Law 25.

Tools and Technologies Used

  • Tools: Microsoft 365 for document management, SAGE for accounting and administrative operations management.

Conclusion and Long-Term Impact

The Law 25 compliance update enabled the non-profit to strengthen the security of its personal information and comply with legal requirements. In the long term, this approach ensures effective management of sensitive data and protects the organization against legal and cybersecurity risks.

Have a similar need?

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Le guide IA pour COO : efficacité, réduction des coûts et croissance concurrentielle en 2025

L’intelligence artificielle (IA) révolutionne le rôle des directeurs des opérations (COO) en offrant des solutions pour optimiser l’efficacité, réduire les coûts et renforcer la compétitivité.

Optimisation de la chaîne d’approvisionnement grâce à l’IA
brown wooden shelf with books

  • Améliorant la visibilité : les entreprises peuvent anticiper la demande et ajuster leurs niveaux d’inventaire en conséquence. Par exemple, une entreprise de fabrication de vêtements utilise l’IA pour prédire les ventes jusqu’à 12 mois à l’avance, optimisant ainsi ses stocks et réduisant les coûts de stockage.
  • Réduisant les coûts : l’IA optimise les itinéraires de livraison et prévoit la demande à court et long terme, ce qui conduit à une planification plus précise et à une chaîne logistique plus efficace. Une entreprise de logistique a ainsi amélioré de 80 % l’exactitude de ses prévisions, gérant 10 millions de colis par an tout en minimisant les dépenses.

Adopter l’IA pour une croissance concurrentielle

Les entreprises qui intègrent l’IA dans leurs opérations constatent souvent des améliorations notables en matière de productivité et de compétitivité. Cela s’explique par la capacité de l’IA à automatiser les tâches répétitives, à optimiser les processus et à fournir des analyses prédictives précises. Toutefois, cette transformation n’est pas sans défis. La mise en œuvre de solutions d’IA exige des investissements initiaux importants, tant en termes de technologies que de formation des équipes.

Par ailleurs, bien que des études, comme celle de DHL, montrent que les entreprises dotées de chaînes d’approvisionnement agiles ont 60 % plus de chances de surmonter les perturbations majeures, il est crucial de noter que cette agilité ne dépend pas uniquement de l’IA. Elle repose aussi sur une culture organisationnelle capable de s’adapter rapidement, sur des équipes qualifiées et sur des processus robustes. L’IA peut agir comme un catalyseur de cette agilité, mais ne peut pas compenser une organisation dysfonctionnelle ou un manque de préparation stratégique.

Les entreprises doivent non seulement investir dans la technologie, mais aussi dans une approche holistique qui inclut la préparation organisationnelle et le développement des compétences humaines.

L’IA une nécessité?

Pour les COO, l’adoption de l’IA n’est plus une option, mais une nécessité stratégique pour assurer l’efficacité opérationnelle, la réduction des coûts et la croissance concurrentielle.

En intégrant l’IA, les entreprises peuvent transformer leurs défis opérationnels en opportunités de développement et de succès à long terme.

Si vous avez plusieurs défis ou sujets que vous aimeriez aborder, pourquoi ne pas en discuter autour d’un café ? ☕️

Cela pourrait être l’occasion idéale pour échanger et trouver des solutions ensemble.

Contactez-nous

Sources :

Vooban. “le guide IA pour COO : efficacité, réduction des coûts et croissance concurrentielle.” Vooban, octobre 2024, https://vooban.com/articles/2024/10/le-guide-ia-pour-coo-efficacite-reduction-des-couts-et-croissance-concurrentielle.

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