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Automatisez votre travail

Comment pouvez-vous améliorer votre productivité de 20 minutes de travail chaque jour? (c’est plus d’une centaine d’heures par année ça!)

L’automatisation des tâches chronophages est cruciale pour libérer du temps dans le quotidien professionnel. Il existe des outils spécialisés comme Zapier, Make, Wrk, Automate.io et autres logiciels d’AI, mais il y en a aussi qui sont souvent nativement offerts dans les outils que vous utilisez tous les jours!

Un point clé à retenir est d’éviter de vous placer comme goulot d’étranglement dans les communications, particulièrement celles qui n’ont pas besoin de tant de personnalisation. Par exemple :

  1. Automatisation des courriels : Configurez des emails automatiques, y compris des messages de bienvenue et des accusés de réception, optimisant ainsi la communication.
  2. Notifications sur l’avancement des projets : Utilisez l’automatisation pour connecter les outils de gestion de projet aux messageries, permettant un suivi en temps réel.
  3. Rappels sur un calendrier : Programmez des notifications automatiques pour les événements à venir, améliorant la gestion du temps.
  4. Notifications d’actions partenaires : Recevez des notifications automatiques lorsqu’un partenaire réalise une action spécifique, renforçant la collaboration.
  5. Relance des impayés : Automatisez les relances en cas d’impayés, réduisant ainsi les risques financiers.

Vous pourrez ainsi sauver de précieuses minutes et mettre le focus des tâches à plus grandes valeurs ajoutées.

Quel outil d’automatisation avez-vous découvert qui a changé votre quotidien?

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La nouvelle stratégie gouvernementale du Québec en transformation numérique et cybersécurité pour 2024-2028

En juillet 2024, le gouvernement du Québec a dévoilé sa Stratégie gouvernementale de cybersécurité et du numérique 2024-2028, visant à renforcer la sécurité numérique et à accélérer la transformation numérique de l’administration publique. Mais qu’est-ce que cela implique pour les entreprises et pour les citoyens? On vous dit ça tout de suite !

Principaux axes de la stratégie

Accélérer la transformation numérique de l’administration publique

Adoption de technologies innovantes pour améliorer l’efficacité et la qualité des services offerts aux citoyens.

Créer des infrastructures durables et sécurisées.

Investissement dans des infrastructures robustes pour soutenir les initiatives sur le long terme.

Accroître la cybersécurité de l’administration publique

Mesures pour protéger les informations et services gouvernementaux contre les cybermenaces.

 

Pour les citoyens : plus de sécurité et de simplicité

Les citoyens sont également au cœur de cette stratégie. L’objectif est de leur offrir des services publics plus sécurisés, rapides et accessibles :

  1. Des données mieux protégées
    Avec la montée des cyberattaques, cette stratégie vise à garantir que les informations personnelles des citoyens soient mieux sécurisées, réduisant ainsi les risques de vol ou d’exploitation.
  2. Des services publics modernisés
    La transformation numérique permettra d’accéder plus facilement aux services gouvernementaux en ligne. Moins de déplacements, moins de paperasse : c’est un gain de temps pour tous.
  3. Une infrastructure numérique durable
    En investissant dans des technologies à long terme, le gouvernement garantit des services plus stables et adaptés aux besoins des Québécois d’aujourd’hui et de demain.

Pour les PME : des opportunités et des responsabilités

Les PME, partenaires clés de l’économie québécoise, sont directement touchées par cette stratégie, notamment si elles collaborent avec le gouvernement ou opèrent dans des secteurs technologiques. Voici les principaux enjeux pour elles :

  1. Alignement sur de nouvelles normes de cybersécurité
    Si votre entreprise fournit des services technologiques, vous devrez respecter des standards de sécurité numérique plus stricts. Cela peut nécessiter des mises à jour de vos systèmes ou des certifications.
  2. Nouvelles opportunités d’affaires
    La stratégie met l’accent sur le développement d’infrastructures numériques et de technologies sécurisées. Pour les PME spécialisées en cybersécurité, développement logiciel ou infrastructures IT, c’est une chance de répondre à des appels d’offres et d’élargir leur marché.
  3. Accompagnement gouvernemental
    Des initiatives d’accompagnement et de financement pour la transition numérique pourraient voir le jour, aidant les PME à adopter des outils sécurisés et innovants.

En somme, cette stratégie représente une avancée significative vers une administration publique plus sécurisée et numérique, offrant aux entreprises des opportunités de collaboration et d’innovation, tout en exigeant une adaptation aux nouvelles normes de cybersécurité.

De nombreux outils indispensables pour assurer une conformité optimale aux normes de sécurité sont présentés notamment dans cette stratégie.

Voici quelques exemples pertinents pour les PME :

Source :

Gouvernement Québec, Stratégie Gouvernementale du Québec en cybersécurité et numérique, (Juillet 2024), https://www.quebec.ca/gouvernement/ministere/cybersecurite-numerique/publications/strategie-gouvernementale-cybersecurite-et-numerique-2024-2028

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Optimisation du site web d’entreprise

Contexte et objectifs

Un client offrant des services aux personnes en précarité financière utilisait le même site Web depuis plusieurs années. Le site n’avait pas été entretenu depuis un certain temps et ne proposait pas les fonctionnalités modernes attendues pour ce type d’organisation.

L’objectif était de moderniser le site sans pour autant procéder à une refonte complète, tout en améliorant l’efficacité des opérations en ligne.

Problématique

Les informations sur le site Web étaient obsolètes, de nombreuses images étaient brisées ou non représentatives de la mission de l’entreprise, et il n’y avait aucune intégration entre les formulaires en ligne et les événements. Cela entraînait une quantité importante de tâches manuelles et de paperasse au sein de l’entreprise, rendant les opérations inefficaces.

Approche et méthodologie

Nous avons entrepris une mise à jour globale du site pour aligner l’image projetée avec la mission de l’entreprise, assurant ainsi une cohérence visuelle et fonctionnelle.

Mise en place de formulaires numériques et d’un calendrier intégré pour inscriptions en ligne

 

En collaboration avec l’équipe du client, nous avons configuré des formulaires numériques connectés à leur système de gestion interne, ainsi qu’un calendrier d’événements intégré permettant aux participants de s’inscrire directement en ligne.

En découvrir plus

Solutions et résultats

Grâce à cette intervention, la charge de travail des employés a été réduite, les risques d’erreurs ont été minimisés, et l’expérience utilisateur du site Web a été nettement améliorée. Le site est désormais mieux aligné avec la mission de l’entreprise et offre des fonctionnalités modernes et efficaces.

Enjeux et leçons apprises

L’un des défis principaux était d’actualiser le site sans interrompre les opérations existantes, tout en veillant à ce que les nouvelles intégrations fonctionnent parfaitement dès leur mise en place. Une attention particulière a été portée à la vérification des fonctionnalités et à la formation du personnel pour assurer une transition en douceur.

Outils et technologies utilisés

  • Outils : WordPress, Elementor, Microsoft 365, Power Apps
  • Fonctionnalités : Mise à jour de contenu, formulaires en ligne, gestion d’événements, intégration avec le système de gestion interne.

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Conclusion et impact à long terme

La mise à jour du site Web a permis au client d’améliorer l’efficacité de ses opérations en ligne tout en offrant une meilleure expérience utilisateur.

À long terme, ces améliorations permettront à l’organisation de continuer à servir ses clients de manière plus efficace et d’intégrer d’autres fonctionnalités au fur et à mesure de leur croissance.

Un besoin similaire?

Vous avez un projet similaire ou souhaitez en savoir plus sur nos services d’optimisation de site Web? Contactez-nous dès aujourd’hui pour discuter de vos besoins.

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Automatisation CRM

Industrie manufacturière

Définition et mise en place d’automatismes liés au CRM et à la gestion des prospects.

Technologies déployées

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